Business Engineering Group | Главная страница Бизнес Инжиниринг Групп | Главная страница Написать письмо Написать письмо Карта сервера Карта сайта
Бизнес Инжиниринг Групп
ЧаВо Форум Контакты Прайс
ЧаВо
Форум
Контакты
Прайс
О фирме
Консалтинг
Обучение
Инструменты
Клиенты
е-Государство
Теория
Публикации
Методология бизнес-инжиниринга

Стратегия

Структуры

Процессы

Персонал

Финансы

Логистика

Маркетинг

Менеджмент качества

Менеджмент знаний

Информационные технологии

Библиотека избранных статей по менеджменту

Общие концепции современного менеджмента
Методологии бизнес-инжиниринга и бизнес-моделирования
Стратегическое управление
Организационное проектирование. Управление процессами и проектами.
Организационная культура и организационное поведение. Управление персоналом.
Логистика и управление производством
Финансовый менеджмент. Управленческий учет, бюджетирование.
Современный маркетинг
Менеджмент качества
Менеджмент знаний
Информационные технологии
Управленческий консалтинг
Краткий словарь терминов современного менеджмента

Задайте нам вопрос

Имя:

Компания:

Телефон:

E-mail:

Вопрос:
Введите число на рисунке:
Ближайшие семинары
Модель ОРГ-Мастера - язык, на котором менеджеры могут обсудить свое видение бизнеса от идеи до процессов. Узнайте о новейших технологиях бизнес-моделирования на семинарах «Бизнес Инжиниринг Групп»
подробнее подробнее...
Главная | Публикации | Библиотека избранных статей по менеджменту | Организационное проектирование. Управление процессами и проектами.

Управление проектами - выбор, внедрение и использование ПО.

(Алексей Полковников, PC Week/RE, № 33-34/96)

Управленческие информационные системы сегодня перестали быть лишь средством повышения эффективности существующей системы управления. Постоянное совершенствование методов управления, подкрепляемое использованием современного ПО является условием успешного функционирования компании. Одна из задач руководителя в наше время - шагать в ногу с прогрессом в информационных технологиях, чтобы не отстать от конкурентов.

В статье "Системы для управления проектами - игрушки для руководителей или полезные инструменты?" (PC Week/RE, №16/96, с. 61) рассматривались общие тенденции и состояние рынка систем управления проектами. Было отмечено, что во многих случаях сегодня традиционные схемы управления, ориентированные на стабильное бизнес-окружение и неизменные бизнес-процессы, должны быть дополнены методами управления проектами. ПО планирования и управления проектами стало доступно для российских организаций, и теперь на передний план выходят задачи выбора, эффективного внедрения и использования подобных систем.

Выбор системы для управления проектами

К решению о приобретении ПО для управления проектами в различных организациях приходят разными путями. Самый короткий лежит через рекламную информацию продавца системы, обещающую помощь в планировании и осуществлении работы в заданные сроки и в рамках бюджета, оптимизацию управления имеющимися ресурсами и т. п.

Рекламные брошюры поставщиков средств управления проектами удивительно похожи друг на друга. За последние годы даже выработался стереотип представления нового пакета, в соответствии с которым каждая новая версия системы рекламируется как та, долгожданная и единственная, которая "максимально приближена к реальным процессам управления в современной компании" и которую "можно легко внедрить и реально использовать".

Определенную помощь в выборе системы могут оказать сравнительные обзоры ПО, публикуемые в компьютерных изданиях. Однако необходимо иметь в виду, что в этих обзорах продукты преимущественно оцениваются с "программистской" точки зрения. Вопросы же "управленческой" эффективности отходят на второй план.

Развитие информационных технологий практически свело на нет различия между системами по "мощностным" показателям (размеры планируемого проекта по работам и ресурсам, скорость пересчета проекта). Даже дешевые пакеты сегодня способны поддерживать планирование проектов, состоящих из десятков тысяч задач и использующих тысячи видов ресурсов. Изучая матрицы сравнения основных функций систем, также достаточно трудно найти существенные пробелы в той или иной системе. Выявить различия в реализации отдельных функций часто удается лишь при детальном изучении и тестировании системы.

Что же нужно знать пользователю о предлагаемом ПО и собственных потребностях для того, чтобы сделать правильный выбор?

Во-первых, следует понять, для решения каких задач потребуется система управления проектами. Руководителю необходимо проанализировать характер деятельности собственной организации с точки зрения возможности и целесообразности применения проектной формы планирования и управления. Какая деятельность может планироваться в виде проектов? Насколько детально требуется планировать и контролировать проекты?

На рисунке показан обобщенный жизненный цикл проекта и управленческие функции, связанные с различными стадиями проекта. Для поддержки различных управленческих функций используется различное ПО.

Например, на стадии выполнения особую важность приобретают эффективный обмен информацией и оперативное взаимодействие между участниками проекта и соответственно ПО поддержки групповой работы. Однако здесь мы подробно рассмотрим лишь традиционные ПО планирования и управления проектами (выделено на рисунке), которое является основным инструментом менеджера или администратора проекта.

Для укрупненного описания и анализа проекта на предварительной стадии в большей степени подходит специализированное ПО анализа проектов, которое позволяет оценить основные показатели рентабельности проекта в целом и обосновать эффективность капиталовложений.

Примером такой системы является хорошо известная на российском рынке программа Project Expert фирмы PRO-INVEST-Consulting. Для описания плана инвестиций в Project Expert используется традиционный метод сетевого планирования, проект разбивается на комплекс взаимозависимых задач и описание требуемых для их выполнения ресурсов. В Project Expert реализованы диаграммы Гантта и PERT-диаграммы.

Но успешная разработка технико-экономического обоснования еще не означает успеха всего проекта. Даже весьма перспективный проект может потерпеть неудачу из-за ошибок планирования и реализации. Если есть потребность в контроле за ходом реализации проекта, необходимо использовать ПО управления проектами (УП). Кстати, Project Expert имеет возможность обмена данными с пакетами управления проектами MS Project и Time Line.

Если принципиальное решение об использовании системы УП принято, то для выбора пакета полезно ответить себе на вопрос, какие функции планирования и управления вы хотели бы реализовать:

  • только планирование или планирование и контроль за ходом проекта;

  • планирование и контроль только сроков выполнения работ;

  • планирование и контроль финансовых вложений без детального планирования использования ресурсов;

  • детальное планирование использования ресурсов;

  • многопроектное управление.

  • Полезно заранее определить основные требования к размерности проектов и детальности планирования, организационной структуре управления и отчетности. Сколько проектов будет вестись одновременно и будут ли они взаимозависимыми? Каково примерное количество задач в одном проекте? Сколько видов ресурсов будет задействовано в одном проекте и как будут разделяться ресурсы между проектами?

    Кроме того, на выбор пакета могут повлиять специфические требования управления в конкретной предметной области. Например, специальные требования к отчетности или необходимость расчета дополнительных показателей, необходимость интеграции системы с другими приложениями или нормативными БД и т. п.

    Немаловажными являются также требования к квалификации персонала, который будет работать с ПО. Пакеты, обладающие большими возможностями, требуют, как правило, более высокой подготовки пользователей и их дополнительного обучения. Они ориентированы на пользователей-профессионалов, т. е. специалистов, основным видом деятельности которых является администрирование проекта. Для тех же, кто использует пакеты УП лишь время от времени для планирования небольшого комплекса работ, важна простота использования и быстрота получения результата. От таких пользователей трудно ожидать серьезных затрат времени и усилий на то, чтобы освоить и держать в памяти какие-либо специфические функции планирования или оптимизации расписаний. Как правило, в крупных организациях можно найти оба типа пользователей. Задача для таких организаций состоит не в том, чтобы остановиться на каком-либо одном пакете, а в том, чтобы подобрать оптимальную комбинацию пакетов, допускающих обмен данными.

    Прежде чем переходить к особенностям пакетов, еще раз отмечу, что каждый из них содержит полный набор базовых функциональных возможностей систем данного класса(см. Приложение 1 в конце)

    Microsoft Project

    Пакет Microsoft Project является на сегодня самой распространенной в мире системой УП. Во многих западных компаниях MS Project стал привычной добавкой к Microsoft Office даже для рядовых сотрудников, которые используют его для планирования графиков несложных комплексов работ. Последняя версия системы - MS Project 4.1 for Windows 95 (цена на российском рынке около $400).

    Пакет отличается простотой. Разработчики MS Project не стремились вложить в него сложные алгоритмы календарного или ресурсного планирования. В то же время значительное внимание уделяется использованию современных стандартов, позволяющих эффективно интегрировать пакет с другими приложениями. Например, поддержка стандартов ODBC и OLE 2.0 упрощает интеграцию бизнес-приложений.

    Поддержка Microsoft Mail и Microsoft Exchange позволяет облегчить и систематизировать групповую работу с проектами. Настройка сообщений для команды проекта включает возможность определения состава проектных данных, пересылаемых участникам проекта по электронной почте, и установку ограничений на коррекцию пересылаемой информации получателями. Хранение проектов в папках Exchange позволяет дополнительно разграничить доступ к файлам проектов.

    Для быстрого включения в работу начинающего пользователя MS Project предоставляет, кроме обычных средств помощи, возможность пошаговой разработки проекта (Create Your First Project и Cue Cards) и интеллектуальной подсказки (Answer Wizard). К сожалению, МS Project пока не русифицирован, так что для эффективного использования этих средств необходимо знание английского языка, включая специфическую терминологию управления проектами.

    Среди достоинств пакета следует отметить достаточно удобные и гибкие средства создания отчетов. Основные типы отчетов могут быть выбраны из заготовок (Report Gallery). Возможность одновременно иметь до шести планов для каждого проекта позволяет повысить эффективность анализа "что, если...". В то же время MS Project предоставляет минимальный набор средств для планирования и управления ресурсами.

    Дополнительные возможности MS Project включают импорт/экспорт данных в форматах ASCII, CSV, Excel, Lotus 1-2-3, dBASE и FoxPro, средства записи макрокоманд, Visual Basic. MS Project 4.1 является 32-разрядным приложением, эффективно использующим ресурсы Windows 95.

    Пакет MS Project можно рекомендовать для планирования несложных проектов пользователями-непрофессионалами и новичками.

    Time Line

    Другое популярное решение в классе недорогих пакетов - разработка компании Time Line Solutions. Значительное распространение на российском рынке получила русифицированная версия Time Line 1.0 для Windows ($150-200). Сейчас появилась версия Time Line 6.5 for Windows ($650) - более мощная модификация системы.

    Time Line 1.0, подобно MS Project, содержит лишь минимально необходимые функции управления проектами, предоставляя пользователю-непрофессионалу максимально простые и ясные средства быстрого создания и расчета несложных проектов.

    Начинающему пользователю система предлагает набор базовых расписаний, дающих общее представление о проектах в различных областях (бизнес-план, производство изделия, маркетинг изделия, новостройка и т. д.). Специальная функция "Инструктор" активизирует модуль контроля за логикой работы пользователя. Периодически он выводит на экран запросы, уточняющие назначение проделанных операций, и предложения по дальнейшим действиям.

    Пакет содержит полный набор функций управления проектами, однако объем планируемых проектов, как и в MS Project, ограничен 10000 задач и 1000 видов ресурсов. Система предоставляет упрощенные алгоритмы ресурсного планирования.

    Средства создания отчетов, кроме табличных и графических (Гантт, PERT), позволяют получать календарный график, который представляет данные в формате настенного календаря. Правила отбора позволяют напечатать индивидуальный рабочий календарь для групп сотрудников или каждого сотрудника в отдельности. Это средство может быть удобно для небольших проектов.

    Для организации коллективной работы с данными проекта ПО Time Line 1.0 можно установить как на рабочих станциях, так и на сервере. Многопроектное управление реализуется только через объединение проектов или связь проектов. Пакет подерживает импорт/экспорт данных в форматах ASCII, CSV, Lotus 1-2-3, dBASE.

    В комплект поставки русской версии Time Line 1.0 входят дополнительные продукты Guide Line и Guide Line Maker, предназначенные для создания и использования инструкций по разработке проектов в конкретных предметных областях.

    ПО Time Line 1.0 будет полезно пользователям-непрофессионалам, планирующим преимущественно временные и стоимостные параметры проектов.

    Time Line 6.5 - это более мощная версия системы управления проектами, принципиально отличающаяся от версии 1.0 по ряду параметров.

    Основными особенностями Time Line 6.5 являются реализация концепции многопроектного планирования в рамках организации, гибкие средства поддержки формирования отчетов и средства настройки на пользовательскую информационную среду. В Time Line 6.5 сняты ограничения на размерность проектов.

    Пакет Time Line 6.5 позволяет хранить все данные, касающиеся проектов организации, в единой SQL-базе данных, которая, кроме описания проектов и единого для организации списка ресурсов, содержит все элементы настроек управленческой среды, принятой в компании для работы с проектами. Объекты БД объединены в окне OverView в соответствующих разделах. С помощью этого окна можно просмотреть структуру БД проекта и осуществить доступ к любому элементу, а также создать свои пользовательские элементы в списках.

    Time Line 6.5 предлагает достаточно мощные алгоритмы работы с ресурсами, включающие средства межпроектного назначения и выравнивания перегрузок ресурсов, гибкие возможности по описанию специфических календарных графиков работы ресурсов. Однако они не позволяют описывать и отображать иерархию ресурсов организации.

    Стандартные возможности генерации табличных отчетов по проекту дополнены возможностями включаемой в поставку Time Line 6.5 систем генерации отчетов Cristal Reports 4, создающей практически любые виды отчетов, содержащие данные как из БД Time Line, так и из других БД компании. В систему включены более 30 заготовок стандартных отчетов управления проектами в формате Cristal Reports.

    Полезное дополнение системы - средства создания пользовательских колонок и использование собственных формул в электронной таблице задач. К задачам проекта могут быть добавлены любые новые показатели (например, доход или прибыль от реализации задачи, дополнительные коды и т. п.).

    Time Line 6.5 работает под Windows 3.1, Windows NT и Windows 95.

    Отдельный модуль импорта/экспорта позволяет обмениваться данными с другими пакетами УП (MS Project, CA-SuperProject, Time Line 1.0 for Windows и 5.0 для DOS), БД (dBASE) и электронными таблицами (Lotus). Time Line 6.5 поддерживает стандарты ODBC, OLE 2.0, DDE и макроязык Symantec Basic.

    Сегодня в России распространяется англоязычная версия системы. Time Line 6.5 может быть рекомендована для планирования средних проектов или комплексов малых проектов.

    Кроме перечисленных выше систем, к классу недорогих и ориентированных на решение управленческих задач средней сложности можно отнести систему CA-SuperProject ($695), доступную по заказу для российских пользователей.

    С ростом сложности проектов и среды управления повышаются требования к мощности и гибкости ПО управления проектами. Одна из основных причин усложнения задач управления связана с необходимостью детально планировать и контролировать использование ресурсов на всех этапах проекта. Средства автоматического перепланирования задач с учетом ограничений на ресурсы приобретают особую важность для крупных проектов, когда менеджер не в состоянии самостоятельно проанализировать причины нехватки ресурсов и найти решение для каждой конкретной работы.

    Остановлюсь на нескольких более дорогостоящих программах, предлагающих более мощные, по сравнению с системами, описанными в предыдущей публикации, средства планирования работ при ограниченных ресурсах.

    Primavera (фирма Primavera Systems)

    Основной программный продукт семейства Primavera - Primavera Project Planner (P3) - хорошо известен среди профессиональных менеджеров проектов во всем мире. P3 (цена для американского рынка - $4000) применяется для управлени средними и крупными проектами в самых различных областях, хот наибольшее распространение данный продукт получил в сфере управлени строительными и инженерными проектами.

    Primavera Project Planner предоставляет достаточно стандартный для всех подобных систем графический интерфейс, но у него есть несколько дополнительных возможностей. Прежде всего, это возможность группировки и упорядочивания работ по различным признакам на разных уровнях детализации проекта, что позволяет представить информацию в более удобном виде для конкретной управленческой ситуации. Например, используя данные средства, всю информацию по проекту можно сгруппировать по фазе проекта на первом уровне иерархии, по ответственному ресурсу на втором и отсортировать по дате начала работ на третьем. Для каждой группы могут быть заданы собственные шрифт и цвет (текста и фона), постраничное разбиение.

    Другая полезная особенность - это возможность разбиения экрана по горизонтали на две независимые области. Это позволяет одновременно просматривать разные части проекта.

    Кроме того, P3 имеет определенные отличия от других пакетов в средствах ресурсного планирования. При описании ресурса можно указать нормальное и максимальное количество данного ресурса, а также его цену по шести временным интервалам. Ресурс можно пометить как "управляющий" (объем назначения "управляющего" ресурса на задачу будет влиять на длительность ее выполнения). Например, определив, что рабочие - это "управляющий" ресурс, а бригадир - нет, можно сократить сроки выполнения задачи "прокладка траншеи" за счет назначения большего количества рабочих. Увеличение же числа бригадиров не повлияет на длительность работы.

    При планировании загрузки ресурсов может возникнуть необходимость в описании нелинейного профиля потребления ресурса отдельной задачей. P3 предлагает девять стандартных кривых и возможность определить собственный профиль потребления, разбив временную фазу задачи на 10 периодов.

    Кроме того, P3 позволяет выбрать режим перерасчета расписания. Среди режимов перерасчета можно выделить выравнивание вперед (определение возможной даты окончания проекта при заданной начальной дате), выравнивание назад (определение самой поздней допустимой даты начала проекта), сглаживание перегрузок ресурсов в рамках временных резервов работ или в рамках заданного интервала.

    К недостаткам средств ресурсного планирования можно отнести ограничение на число календарей. Кроме главного календаря проекта P3 позволяет описать лишь 30 дополнительных календарей, в то время как возможность задания индивидуальных графиков работы для каждого ресурса уже стала нормой в современных пакетах УП. Другое ограничение связано с количеством ресурсов (не более 120), контролируемых при выравнивании профил загрузки ограниченных ресурсов.

    Средства поддержки многопроектной среды управления в P3 включают возможность определения иерархии и права доступа к мастер-проекту и подпроектам. Менеджер-координатор проекта имеет право редактировать мастер-проект и все подпроекты. Менеджер подпроекта имеет право добавлять ресурсы в словарь ресурсов, но не удалять их и не изменять их цены. Если разрешение ресурсных конфликтов в рамках подпроекта требует данных другого подпроекта, менеджер может это сделать только при наделении его дополнительными полномочиями со стороны менеджера-координатора проекта. Однако ресурсное планирование по проекту в целом может осуществлять только менеджер-координатор. Только он может определить связи между подпроектами. По сравнению со многими другими программными продуктами, которые также дают возможность многопроектного управления, отличительной особенностью P3 является подробное описание принципов многопроектного управления в документации, где они рассматриваются с двух точек зрения: менеджера-координатора проекта и менеджера подпроекта (хотя считается, что тема мультипроектного управления требует дополнительного учебника).

    Кроме P3 компанией Primavera Systems поставляется облегченная система для УП - SureTrak ($700). Этот программный продукт ориентирован на небольшие проекты, подпроекты, работу конкретных исполнителей с фрагментами проектов. SureTrak имеет те же средства, что и P3 в плане организации проекта по кодам и фильтрации информации, установки ограничений и расчета расписания, но в то же время существует ряд ограничений и дополнительных возможностей.

    Из ограничений следует отметить отсутствие средств многопроектного управления и фрагментации проектов, меньшую размерность проектов, более скромные средства создания отчетов. Однако в SureTrak появились календари ресурсов и, как следствие, возможность расчета длительностей работ с учетом согласования календарей исполнителей (ожидается, что календари ресурсов появятся и в следующей версии P3). Кроме того, у ресурсов появилась дополнительная категория - доход. SureTrak отличаетс от всех остальных продуктов Primavera тем, что он полностью русифицирован и поставляется вместе с руководством для пользователя на русском языке.

    SureTrak осуществляет импорт-экспорт файлов в форматах P3 и MS Project. Таким образом, работая совместно, P3 и SureTrak предлагают масштабируемый подход к управлению проектами различного размера и сложности.

    Кроме вышеназванных продуктов из семейства Primavera интерес может представлять система анализа рисков проекта Monte Carlo for Primavera. Официальным представителем Primavera Systems на российском рынке является компания "Консалтинг ПРИМ".

    Artemis Views (Artemis International)

    Другая известная в мире управления проектами торговая марка - Artemis. Традиционно ПО семейства Artemis (Artemis 2000, Artemis 9000, Prestige) использовалось для управления крупными инженерными проектами. На сегодняшний день корпорация Artemis International распространяет под этой торговой маркой серию программ под общим названием ArtemisViews. В России поддержку ПО семейства Artemis осуществляет корпорация LVS.

    Семейство ArtemisViews состоит из набора модулей, автоматизирующих различные аспекты управления проектами: ProjectView, ResourceView, TrackView, CostView. Все модули совместимы по данным, работают в архитектуре клиент-сервер, поддерживают стандарт ODBC и легко интегрируются с популярными СУБД Oracle, SQLBase, SQLServer, Sybase. Каждый модуль может работать как независимо, так и в комбинации с другим ПО. Цена на это традиционно недешевое ПО рассчитывается исходя из заказываемой конфигурации.

    ProjectView (от $16000 на одного пользователя) реализует мультипроектную, многопользовательскую систему планирования и контроля проектов в организации. Это ПО разделяет проектные данные (календари, кодификаторы, списки ресурсов) между пользователями или пользовательскими группами, обеспечивает средства безопасности при одновременной работе пользователей с проектом. Система позволяет получать значительное количество различных отчетов с помощью собственных средств или с использованием специализированного ПО (например, Quest).

    ResourceView ($6000 за рабочее место) - специализированная система для планирования и контроля использования ресурсов как в проектной или матричной среде управления, так и для текущих работ. В системе реализованы средства поддержки согласования руководителями распределения ресурсов между работами. Графическая панель управления ресурсами позволяет менеджерам планировать, контролировать и оптимизировать их загрузку за счет перераспределения очереди работ в соответствии с наличием ресурсов.

    TrackView (от $1500 за рабочее место) предоставляет средства ведения фактической информации по выполненным объемам работ, контроля за состоянием и стоимостью текущих работ (проектных и внепроектных). Система интегрирует данные для различных уровней управления в организации от рядовых исполнителей, ведущих информацию по своим задачам, до высшего руководства, которое может получить укрупненные данные по фактическим затратам и объемам работ.

    CostView ($12000) обеспечивает поддержку центрального репозитория для информации по всем затратам и доходам проектов. Пакет позволяет анализировать экономическую эффективность контрактов, строить таблицы денежных потоков, предсказывать затраты и рассчитывать показатели внутренней нормы рентабельности проектов.

    Безусловно, ArtemisViews позволяет создать мощное интегрированное решение, однако затраты, связанные с приобретением и внедрением данного ПО, существенно ограничивают круг потенциальных пользователей.

    Следует упомянуть также распространяемую под торговой маркой Artemis систему УП Schedule Publisher (Advanced Management Solutions, $2595), разработанную на базе графического пакета. Отличительной особенностью системы являются дополнительные возможности создания проекта в графическом режиме. Например, формирование диаграммы Гантта вручную позволяет создавать более компактное представление проекта на экране. Система имеет русскоязычный интерфейс экранов. Однако по гибкости алгоритмов планирования и управления ресурсами и затратами пакет уступает не только системам семейства ArtemisViews, но и некоторыми более дешевым пакетам.

    Spider Project

    Обзор систем УП, доступных на российском рынке, был бы неполон без упоминания российской разработки - Spider Project ($948). По информации, полученной от специалистов, разрабатывающих и поддерживающих пакет (Spider Technologies Group), система была инсталлирована для управлени несколькими десятками крупных проектов.

    Данный пакет имеет несколько отличительных особенностей, позволяющих ему успешно конкурировать с западными системами.

    Прежде всего, это мощные алгоритмы планирования использования ограниченных ресурсов. Тестирование известных пакетов УП (Artemis Views не тестировался) показало преимущество алгоритмов Spider Project по качеству составляемых планов выполнения работ при ограниченности имеющихся ресурсов. Для 32 из 100 проектов, участвовавших в тестировании, Spider Project составил более короткие расписания работ, а для остальных 68 его расписания не уступали лучшим из составленных западными пакетами.

    В пакете реализована возможность использования при составлении расписания работ взаимозаменяемых ресурсов (пулы ресурсов), которая также позволяет получить более короткие расписания. Ресурсные пулы избавляют менеджера от необходимости жестко назначать исполнителей на работы проекта. Ему достаточно указать общее количество необходимых для производства работ ресурсов и из каких ресурсов это количество выбирать. Это позволяет сократить непроизводительные простои ресурсов и облегчить работу проектного менеджера, избавляя его от необходимости производить утомительные на больших проектах оценки "что, если".

    Еще одной особенностью пакета является возможность использовать нормативно-справочную информацию о производительности ресурсов на тех или иных видах работ, расходе материалов, стоимости работ и ресурсов. Spider Project позволяет неограниченно наращивать число учитываемых в проектах показателей, создавать и использовать в расчетах любые дополнительные табличные документы и базы данных, вводить любые формулы расчета. Возможность настройки системы позволяет получать не только расписание работ, графики загрузки ресурсов и стоимостные характеристики проекта, но и технологические характеристики составленных расписаний. Так, в горнодобывающей промышленности пользователи Spider Project получили возможность не только планировать порядок выемки объемов руды, но и учитывать объемы отдельных компонентов, содержащихся в руде.

    Превосходя многие западные пакеты по мощности и гибкости отдельных функций, Spider Project, в целом, уступает в области программной реализации (использование стандартов обмена данными, пользовательский интерфейс и т. д.). Пока еще не завершен полный перевод системы в среду Windows. Пакет имеет Windows-надстройку, ввод и отображение данных в диаграммах Гантта и PERT, однако программы расчета по-прежнему функционируют в DOS. Для создания пользовательских табличных отчетов по проекту необходимо использовать программу электронных таблиц Autoplan (DOS-версия), которая входит в поставку Spider Project. (Данные 1995 года!)

    Внедрение систем УП

    И наконец, хотелось бы сказать несколько слов о задачах внедрения систем управления проектами в организациях. Трудности освоения подобных систем могут быть связаны с необходимостью внедрения и использования определенных управленческих технологий и невозможностью интуитивного изучения функции ПО УП (как, например, текстовых редакторов). Таким образом, выбор и покупка подходящего ПО еще не дает гарантии, что оно будет эффективно применено. По мере распространения систем для управления проектами в России все чаще стали встречаться компании, которые уже пытались внедрять системы УП (как правило, с ограниченным успехом). Некоторые организации испробовали несколько различных пакетов и не нашли среди них "подходящего".

    Интересно, что среди причин неудачи попыток использования того или иного пакета подозрительно часто называются отсутствие или неподходящая реализация какой-либо функции в системе. Однако несколько простых вопросов о критериях, использованных для выбора пакета, и просьба показать план задач по внедрению системы в организации выявляют другие причины неудачи. Руководители хотели найти программу, которая сама бы внедрилась и заработала в их организации. Практически во всех случаях какого-либо плана по внедрению системы просто не существовало.

    Здесь уместно вспомнить классическую историю о сапожнике без сапог. Покупая систему для планирования и управления проектами, руководители забывают, что внедрение системы, которая подразумевает некоторое (иногда значительное) изменение процессов управления в организации, требует системного подхода, включающего планирование комплекса работ и контроль за их осуществлением. Иными словами, начать освоение системы управления проектами в организации лучше всего с разработки плана работ по внедрению системы.

    Этот план не должен ограничиваться лишь установкой программного обеспечения и обучением пользователей. Проекты по установке новых систем автоматизации управленческой деятельности традиционно охватывают гораздо более широкий спектр задач от дополнительной формализации процедур сбора и хранения управленческой информации до осуществления изменений в организационной структуре управления и перераспределения обязанностей. В общем, проекты по внедрению подобных систем можно отнести к классу организационных проектов - проектов, в той или иной степени ведущих к развитию структуры организации. Состав и содержание задач, решаемых в рамках подобного проекта, могут составить тему отдельного разговора. Здесь же мне хотелось бы остановиться лишь на некоторых общих моментах планирования подобных проектов.

    Можно сформулировать несколько наиболее часто встречающихся ошибок планирования внедрения систем УП:

  • цели проекта и ожидаемые результаты не определены заранее или определены не в полном объеме;
  • в эксплуатацию вводятся все функции пакета управления проектами одновременно;
  • сразу вся организация переводится на использование системы управления проектами.
  • Все это может привести к значительному усложнению проекта и делает проблематичным стабилизацию работы системы в целом. Жесткие временные ограничения, нетерпеливость или непоследовательность руководства могут не позволить реализовать цели проекта в полном объеме.

    Некоторые общие рекомендации по внедрению программного обеспечения для управления проектами заключаются в следующем.

  • Решите, чего вы хотите от внедрения новой системы. Обсудите ожидаемые от внедрения системы результаты со всеми, кого это может касаться на разных уровнях управления в организации (как с непосредственными пользователями системы, так и с пользователями/поставщиками информации для системы).

  • Спланируйте последовательное внедрение функций планирования и управления от простого к сложному. Рекомендуется начать с планирования и контроля временных параметров, затем освоить функции ресурсного планирования и только после этого переходить к стоимостному планированию и контролю. К интеграции системы управления проектами с другими системами лучше переходить после того, как процедуры использования основных ее функций освоены.

  • Спланируйте внедрение системы по отделам. Начать лучше с небольшого отдела, обладающего достаточно квалифицированными сотрудниками. Получив первую группу пользователей, освоивших систему, можно переходить к распространению данной технологии на остальные отделы в организации.

  • Конечно, здесь приведены лишь некоторые советы по внедрению программного обеспечения для управления проектами. Масштабы использования подобных систем в различных организациях могут существенно варьироваться. Однако даже в относительно простых ситуациях план внедрения системы может сыграть решающую роль для ее ввода в реальную эксплуатацию. Наиболее важная роль проектного подхода к освоению системы в том, что он позволяет вовлечь потенциальных пользователей системы в единую команду проекта и таким образом заручиться их поддержкой. Именно это дает шанс на успех внедрения системы в организации.

    Приложение 1

    Базовые функциональные возможности систем для управления проектами

  • Средства описания комплекса работ проекта, связей между работами и их временных характеристик

  • Средства поддержки информации о ресурсах и затратах по проекту и назначения ресурсов и затрат по отдельным работам проекта

  • Средства контроля за ходом выполнения проекта

  • Графические средства представления структуры проекта, средства создания отчетов по проекту

  • Средства описания и типы планирования задач: выполнить "Как можно раньше", "Как можно позже", работы с фиксированной датой начала/окончания, возможность привязки длительностей задач к объему назначенных ресурсов, вычисляемые резервы времени (полный, свободный) и т. д.

  • Средства установки логических связей между задачами

  • Многоуровневое представление проекта

  • Поддержка календаря проекта, календарей ресурсов. Ведение списка наличных ресурсов, возможность задания нормального и максимального объемов ресурса

  • Поддержка ресурсов с фиксированной стоимостью и ресурсов, стоимость которых зависит от длительности их использования

  • Расчет требуемых объемов ресурсов

  • Ресурсное планирование: выделение перегруженных ресурсов и использующих их задач,

  • Автоматическое/командное выравнивание профилей загрузки ресурсов (с учетом ограничений по времени или на ресурс, с учетом приоритетов задач)

  • Средства отслеживания состояния задач проекта: фиксация плана расписания проекта, средства ввода фактических показателей состояния задач (процент завершения)

  • Средства контроля за фактическим использованием ресурсов: бюджетное количество и стоимость ресурса, фактическое количество и стоимость ресурса, количество и стоимость ресурсов, требуемых для завершения работы

  • Диаграмма Гантта, часто совмещенная с электронной таблицей и позволяющая отображать дополнительную информацию

  • PERT-диаграмма (сетевая диаграмма)

  • Средства создания необходимых для планирования отчетов: по состоянию выполнения расписания, по ресурсам и по назначению ресурсов, профиль ресурса, отчет по стоимости

  • Ждем ваших звонков:
    +7 (812) 6703162
    191015, Россия, Санкт-Петербург,
    Фуражный пер., д.3
    © 1999-2019 Бизнес Инжиниринг Групп
    Написать письмо в службу поддержки сайта Бизнес Инжиниринг Групп
    admin@bigc.ru www.bigc.ru  
      Рейтинг@Mail.ru
    Главная Новости Контакты Поиск Персональный раздел
    © 2006-2007 Разработка сайта - компания Lenvendo Работает на “1С-Битрикс: Управление сайтом”